Chuyển nhà tại Nhật không chỉ đơn giản là tìm một căn nhà mới và chuyển đồ đạc sang nơi ở mới. Đối với người nước ngoài, sau khi chuyển nhà còn có nhiều thủ tục liên quan đến địa chỉ cư trú, thẻ My Number, bảo hiểm, lương hưu, nơi làm việc và các dịch vụ đang sử dụng.
Đặc biệt, nếu chuyển sang một thành phố hoặc tỉnh khác, thủ tục hành chính sẽ khác với trường hợp chỉ chuyển nhà trong cùng một thành phố.
Nếu bỏ sót thủ tục hoặc thực hiện quá muộn, bạn có thể gặp những vấn đề liên quan đến giấy tờ cư trú, bảo hiểm, thuế hoặc các dịch vụ đang đăng ký.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể những việc người nước ngoài cần làm khi chuyển nhà tại Nhật, từ trước ngày chuyển nhà cho đến sau khi chuyển đến nơi ở mới.
1. Trước khi chuyển nhà cần chuẩn bị những gì?
Ngay khi quyết định chuyển nhà, bạn nên lập một danh sách các thủ tục cần thực hiện.
Thông thường, có thể chia thành 3 nhóm chính:
Thứ nhất: Thủ tục với căn nhà hiện tại
- Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê nhà
- Xác nhận ngày trả nhà
- Kiểm tra tiền đặt cọc và các khoản phí phát sinh
- Điện, gas, nước
- Internet
- Dọn dẹp và bàn giao nhà
Thứ hai: Thủ tục hành chính
- 転居届（てんきょとどけ） – Thông báo chuyển nhà trong cùng khu vực hành chính
- 転出届（てんしゅつとどけ） – Thông báo chuyển ra khỏi địa phương
- 転入届（てんにゅうとどけ） – Thông báo chuyển đến địa phương mới
- Thay đổi địa chỉ trên thẻ My Number
- Thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ liên quan
Thứ ba: Thay đổi địa chỉ với các tổ chức và dịch vụ
- Công ty
- Ngân hàng
- Công ty thẻ tín dụng
- Điện thoại
- Bảo hiểm
- Bưu điện
- Các dịch vụ mua sắm trực tuyến
- Trường học hoặc nhà trẻ của con
Việc lập danh sách từ trước sẽ giúp bạn tránh tình trạng đã chuyển nhà nhưng vẫn còn nhiều giấy tờ chưa được thay đổi.
2. Nếu chuyển nhà trong cùng một thành phố thì làm thủ tục gì?
Nếu địa chỉ cũ và địa chỉ mới vẫn thuộc cùng một 市区町村（ししくちょうそん）, thông thường bạn cần làm thủ tục 転居届（てんきょとどけ）.
Ví dụ: Từ 福岡市博多区 sang 福岡市東区
Cả hai địa chỉ đều thuộc 福岡市, vì vậy về nguyên tắc đây là trường hợp chuyển nhà trong cùng một 市区町村 và cần thực hiện thủ tục 転居届.
Nộp 転居届 ở đâu?
Bạn thực hiện tại 市役所（しやくしょ） hoặc 区役所（くやくしょ） nơi bạn đang đăng ký cư trú.
Tùy địa phương, một số thủ tục có thể được thực hiện tại các cơ sở hành chính khác hoặc bằng phương thức trực tuyến.
Khi nào phải nộp?
Thông thường, 転居届 được thực hiện trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu sinh sống tại địa chỉ mới.
Không nên nộp quá sớm khi bạn vẫn chưa thực sự chuyển đến nơi ở mới.
Cần mang theo gì?
Thông thường cần chuẩn bị:
- 在留カード（ざいりゅうカード） – Thẻ cư trú
- マイナンバーカード – Thẻ My Number nếu có
- Giấy tờ tùy thân khác nếu địa phương yêu cầu
- Giấy tờ liên quan đến bảo hiểm nếu thuộc trường hợp cần làm thủ tục
Nếu chuyển cùng gia đình, hãy kiểm tra trước xem có cần mang giấy tờ của tất cả thành viên hay không.
3. Nếu chuyển sang thành phố hoặc địa phương khác thì sao?
Nếu bạn chuyển từ 市区町村 này sang 市区町村 khác, thông thường sẽ có hai bước:
Nơi ở cũ: 転出届
Nơi ở mới: 転入届
Ví dụ: Từ Fukuoka-shi chuyển sang Kutakyushu-shi
Đây là hai 市 khác nhau nên cần làm thủ tục 転出 và 転入.
3.1. 転出届 – Thông báo chuyển ra khỏi địa phương cũ
転出届（てんしゅつとどけ） là thủ tục thông báo với chính quyền địa phương rằng bạn sẽ chuyển khỏi địa chỉ hiện tại.
Thủ tục này được thực hiện tại cơ quan hành chính của nơi ở cũ.
Trong một số trường hợp, người có マイナンバーカード có thể thực hiện thủ tục 転出 bằng phương thức trực tuyến thông qua dịch vụ của chính phủ Nhật.
Sau khi hoàn tất thủ tục, bạn sẽ sử dụng thông tin hoặc giấy tờ liên quan đến việc 転出 để thực hiện thủ tục 転入 tại nơi ở mới.
3.2. 転入届 – Thông báo chuyển đến địa phương mới
Sau khi chuyển đến địa chỉ mới, bạn cần thực hiện 転入届（てんにゅうとどけ） tại cơ quan hành chính của địa phương mới.
Thông thường, thủ tục này phải được thực hiện trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu sinh sống tại địa chỉ mới.
Khi đi làm thủ tục, hãy chuẩn bị:
- 在留カード – Thẻ cư trú
- マイナンバーカード nếu có
- Giấy tờ liên quan đến 転出
- Giấy tờ của các thành viên trong gia đình nếu chuyển cùng
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của địa phương
Sau khi hoàn thành, địa chỉ cư trú mới sẽ được cập nhật trong hệ thống quản lý cư trú.
4. Người nước ngoài có cần đổi địa chỉ trên 在留カード không?
Đây là một trong những thủ tục quan trọng nhất đối với người nước ngoài.
Khi chuyển nhà, địa chỉ cư trú của bạn được quản lý thông qua hệ thống đăng ký cư trú của Nhật.
Khi thực hiện thủ tục chuyển nhà tại 市役所 hoặc 区役所, địa chỉ mới sẽ được ghi nhận trên 在留カード（Thẻ cư trú） theo thủ tục hành chính liên quan.
Do đó, người nước ngoài không nên nghĩ rằng chỉ cần đổi địa chỉ trên hợp đồng nhà là đủ.
Đặc biệt, nếu bạn chuyển sang địa phương khác, cần hoàn thành đầy đủ thủ tục 転出 và 転入.
5. Nếu có My Number thì cần làm gì?
Khi chuyển nhà, bạn cũng cần kiểm tra thông tin trên マイナンバーカード（Thẻ My Number）.
Nếu đang sử dụng My Number Card, hãy mang theo thẻ khi làm thủ tục tại cơ quan hành chính.
Địa chỉ trên thẻ cần được cập nhật theo địa chỉ cư trú mới.
Nếu bỏ qua việc cập nhật, bạn có thể gặp khó khăn khi sử dụng một số dịch vụ hành chính hoặc các thủ tục liên quan đến My Number.
6. Đừng quên thông báo cho công ty nơi bạn làm việc
Sau khi chuyển nhà, người lao động nước ngoài cũng nên nhanh chóng thông báo địa chỉ mới cho công ty.
Địa chỉ cư trú có thể liên quan đến:
- Thuế cư trú
- Bảo hiểm xã hội
- Lương hưu
- Giấy tờ của công ty
- Giấy tờ gửi đến nhà
- Trợ cấp đi lại
- Liên lạc trong trường hợp khẩn cấp
Nếu công ty đang trả 通勤手当（trợ cấp đi lại）, việc thay đổi địa chỉ có thể làm thay đổi tuyến đường hoặc số tiền trợ cấp.
Vì vậy, tốt nhất nên thông báo cho bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách ngay sau khi lịch chuyển nhà được xác định.
7. Chuyển nhà có cần thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh không?
Đây là điểm nhiều người nước ngoài dễ nhầm.
Không phải cứ chuyển nhà là phải đến Cục Xuất nhập cảnh để đổi địa chỉ trên 在留カード.
Thông thường, việc thay đổi địa chỉ cư trú được thực hiện tại 市区町村役所.
Tuy nhiên, nếu thay đổi những thông tin thuộc diện phải thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh, chẳng hạn một số thay đổi liên quan đến 所属機関（cơ quan/tổ chức đang thuộc về）, thì có thể phát sinh thủ tục riêng.
Do đó, cần phân biệt:
Thay đổi địa chỉ cư trú
→ Thực hiện thủ tục tại 市区町村役所.
Thay đổi thông tin thuộc diện phải thông báo cho 入管
→ Có thể cần thực hiện thủ tục riêng với 出入国在留管理庁.
Đặc biệt đối với người đang có tư cách lưu trú như 技術・人文知識・国際業務, 特定技能, 留学, 家族滞在…, nếu đồng thời thay đổi công ty, trường học hoặc tổ chức liên quan thì cần kiểm tra thêm nghĩa vụ thông báo.
8. Đổi địa chỉ với ngân hàng, thẻ tín dụng và điện thoại
Sau khi hoàn tất thủ tục tại 市役所, đừng quên thay đổi địa chỉ với các dịch vụ đang sử dụng.
Ngân hàng
Hãy kiểm tra và cập nhật địa chỉ đăng ký tại ngân hàng.
Điều này đặc biệt quan trọng vì ngân hàng có thể gửi giấy tờ hoặc thông báo quan trọng về địa chỉ đã đăng ký.
Thẻ tín dụng
Cập nhật địa chỉ với công ty phát hành thẻ tín dụng.
Nếu quên thay đổi, một số giấy tờ có thể được gửi về địa chỉ cũ.
Điện thoại
Nếu đang sử dụng hợp đồng điện thoại tại Nhật, hãy kiểm tra thông tin địa chỉ đăng ký.
Mua sắm trực tuyến
Các tài khoản như Amazon, Rakuten và những dịch vụ mua sắm khác cũng cần cập nhật địa chỉ.
Đặc biệt, hãy kiểm tra địa chỉ giao hàng mặc định để tránh trường hợp đơn hàng được gửi nhầm về nhà cũ.
9. Điện, gas, nước và Internet phải làm gì?
Đây là những thủ tục nên chuẩn bị trước ngày chuyển nhà.
Tại nhà cũ:
- Đăng ký ngừng sử dụng điện
- Đăng ký ngừng gas
- Thông báo chỉ số nước hoặc ngày ngừng sử dụng
- Hủy hoặc chuyển hợp đồng Internet
Tại nhà mới:
- Đăng ký sử dụng điện
- Đăng ký gas
- Đăng ký nước
- Đăng ký Internet nếu cần
Đặc biệt với gas, một số trường hợp cần nhân viên đến tận nhà để mở gas và kiểm tra thiết bị.
Vì vậy, không nên chờ đến ngày chuyển nhà mới bắt đầu đăng ký.
10. Có thể sử dụng dịch vụ chuyển tiếp thư của bưu điện
Nếu lo lắng thư từ vẫn được gửi về địa chỉ cũ, bạn có thể sử dụng dịch vụ 転居・転送サービス của Japan Post.
Theo đó, thư gửi đến địa chỉ cũ có thể được chuyển tiếp đến địa chỉ mới trong thời gian quy định.
Tuy nhiên, đây chỉ là biện pháp hỗ trợ trong thời gian chuyển tiếp, không có nghĩa là bạn có thể bỏ qua việc thay đổi địa chỉ với ngân hàng, công ty bảo hiểm, công ty điện thoại hoặc các tổ chức khác.
Hãy chủ động cập nhật địa chỉ với từng dịch vụ càng sớm càng tốt.
11. Nếu có con, cần làm thêm những thủ tục gì?
Gia đình có con nhỏ cần kiểm tra thêm nhiều vấn đề.
Nếu con đang đi:
- 保育園（nhà trẻ）
- 幼稚園（trường mẫu giáo）
- 小学校（tiểu học）
- 中学校（trung học cơ sở）
thì việc chuyển nhà có thể ảnh hưởng đến trường học hoặc cơ sở giáo dục đang theo học.
Ngoài ra, hãy kiểm tra:
- Địa chỉ đăng ký của con
- Thẻ My Number của con
- Bảo hiểm y tế
- Trợ cấp trẻ em
- Trợ cấp y tế trẻ em
- Hồ sơ tại trường hoặc nhà trẻ
Nếu chuyển sang một 市区町村 khác, các chế độ trợ cấp cũng có thể thay đổi tùy địa phương.
12. Chuyển nhà tại Nhật hết bao nhiêu tiền?
Chi phí chuyển nhà rất khác nhau tùy vào:
- Khoảng cách
- Lượng đồ đạc
- Thời điểm chuyển
- Số người
- Có thuê công ty chuyển nhà hay không
- Có cần mua đồ nội thất mới hay không
Ngoài tiền thuê công ty chuyển nhà, người thuê nhà còn có thể phải thanh toán các khoản như:
- Tiền nhà mới
- 敷金（tiền đặt cọc）
- 礼金（tiền lễ）
- 仲介手数料（phí môi giới）
- Phí bảo hiểm
- Phí bảo lãnh
- Phí thay khóa
- Phí vệ sinh
- Chi phí vận chuyển đồ
Đặc biệt, thời điểm tháng 2–4 thường là mùa chuyển nhà cao điểm tại Nhật do nhiều người bắt đầu công việc hoặc nhập học mới.
Nếu có thể, hãy lên kế hoạch sớm và so sánh nhiều đơn vị chuyển nhà để tiết kiệm chi phí.
13. Checklist chuyển nhà dành cho người nước ngoài tại Nhật
Bạn có thể lưu lại danh sách dưới đây để kiểm tra từng bước.
Trước khi chuyển nhà
□ Ký hợp đồng nhà mới
□ Thông báo chấm dứt hợp đồng nhà cũ
□ Đăng ký ngừng điện, gas, nước
□ Xử lý Internet
□ Đặt công ty chuyển nhà nếu cần
□ Thông báo lịch chuyển nhà cho công ty
□ Kiểm tra thủ tục 転出届 nếu chuyển sang địa phương khác
Sau khi chuyển đến nhà mới
□ Làm 転居届 hoặc 転入届
□ Cập nhật địa chỉ trên 在留カード
□ Cập nhật My Number Card
□ Kiểm tra bảo hiểm và lương hưu
□ Thông báo địa chỉ mới cho công ty
□ Đăng ký điện, gas, nước
□ Cập nhật ngân hàng
□ Cập nhật thẻ tín dụng
□ Cập nhật điện thoại
□ Cập nhật địa chỉ mua hàng trực tuyến
□ Đăng ký chuyển tiếp thư nếu cần
□ Kiểm tra thủ tục của trường học/nhà trẻ nếu có con
14. Những sai lầm người nước ngoài thường gặp khi chuyển nhà
Chỉ đổi địa chỉ trên hợp đồng nhà
Có hợp đồng nhà mới không có nghĩa là mọi thủ tục hành chính đã hoàn tất.
Bạn vẫn phải thực hiện thủ tục cư trú với 市区町村.
Quên 転入届
Đây là một trong những thủ tục quan trọng nhất sau khi chuyển sang địa phương mới.
Đừng để việc chuyển đồ, bắt đầu công việc mới hoặc các công việc khác khiến bạn quên thủ tục hành chính.
Không cập nhật địa chỉ cho công ty
Điều này có thể gây ra vấn đề liên quan đến thuế, bảo hiểm, trợ cấp đi lại hoặc các giấy tờ công ty.
Chỉ đăng ký chuyển tiếp thư
Chuyển tiếp thư không thay thế cho việc thay đổi địa chỉ chính thức với ngân hàng, công ty bảo hiểm, điện thoại và các dịch vụ khác.
Không kiểm tra thủ tục khi chuyển tỉnh/thành phố
Chuyển nhà trong cùng một 市区町村 và chuyển sang 市区町村 khác không phải lúc nào cũng làm cùng một loại thủ tục.
Hãy xác định rõ địa chỉ mới thuộc cùng hay khác 市区町村 trước khi đi làm thủ tục.
Tổng kết
Đối với người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật, chuyển nhà là một công việc cần chuẩn bị khá nhiều bước.
Quan trọng nhất là phân biệt:
Cùng 市区町村:
→ 転居届
Khác 市区町村:
→ 転出届 tại nơi ở cũ
→ 転入届 tại nơi ở mới
Bên cạnh thủ tục tại 市役所 hoặc 区役所, bạn cũng cần cập nhật địa chỉ với 在留カード, My Number, công ty, ngân hàng, bảo hiểm, điện thoại, Internet và các dịch vụ đang sử dụng.
Đặc biệt, người nước ngoài nên kiểm tra kỹ những thủ tục liên quan đến tư cách lưu trú và 所属機関 nếu việc chuyển nhà đồng thời đi kèm thay đổi công ty, trường học hoặc tình trạng cư trú.
Chuyển nhà không chỉ là chuyển đồ. Chuẩn bị trước một checklist và hoàn thành từng thủ tục theo thứ tự sẽ giúp quá trình chuyển sang cuộc sống mới tại Nhật thuận lợi và tránh những rắc rối không đáng có.
